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Quinta, 13 Fevereiro 2014 09:25

Use seu Email Corporativo de Maneira Eficiente

Os e-mails são importantes ferramentas de trabalho e, por isso, manter sua caixa organizada é fundamental para executar suas atividades de forma eficiente.

Uma caixa de e-mails ordenada facilita a visualização de mensagens importantes, permite excluir o que não é relevante e evita erros.
Para ajudar a usar seu email corporativo de maneira eficaz, confira algumas dicas:

Verifique seus emails diariamente
Ao chegar ao trabalho, verifique seus e-mails e responda-os antes de fazer qualquer atividade.

Isso ajudará a identificar quais atividades são prioridade além de evitar que você deixe mensagens importantes passarem despercebidas em meio a tantos e-mails misturados.

Arquive suas mensagens
Outra dica importante é arquivar seus e-mails. O Gmail, por exemplo, oferece a opção de criar pastas que facilitam o tagueamento e separação de mensagens.

Os marcadores e submarcadores ajudam a organizar melhor sua rotina, além de auxiliar a separar e-mails importantes e simplifica a procura de mensagens antigas.

Atenção ao redigir um email
É importante lembrar que um e-mail dentro do ambiente organizacional é um documento importante e tudo o que for redigido ficará registrado. Por isso, evite o uso de seu email corporativo para assuntos pessoais.

Quando for redigir uma nova mensagem, procure escrever o assunto de maneira clara e objetiva, use saudações que demonstram respeito como "prezado, bom dia", "atenciosamente", entre outras e seja conciso. E-mails extensos demais podem deixar de ser atrativos aos olhos do leitor.

Se realmente precisar escrever um texto mais longo, procure utilizar os marcadores de tópicos que ajudam na organização de ideias e facilitam a leitura.

Insira os destinatários somente quando terminar de redigir seu email, isso evitará que a mensagem seja enviada sem conclusão.
Aproveite as dicas e bom trabalho.

Fonte: www.ibccoaching.com.br

Publicado em Blog

A adrenalina sobe, o ritmo da respiração aumenta e o sangue flui para os membros inferiores. Sim, mais sangue nas pernas e menos no cérebro, justamente no momento em que você mais precisa dele.

Este cenário é uma amostra do que acontece no corpo de quem tem medo de falar em público e está prestes a fazer uma apresentação. E não são poucos os profissionais que sofrem ao encarar uma plateia.

No livro "A Arte de Falar em Público" (Bookman Editora), Stephan Lucas, professor de comunicação da Universidade Estadual da Pensilvânia, EUA, mostra uma série de pesquisas que comprovam que este é um medo tão comum como o de cobras!

E quem passa por este turbilhão físico antes de uma apresentação sabe que é inevitável a perda de foco: a atenção volta-se menos para a mensagem que será transmitida e mais para a necessidade de se acalmar.

Nesse ponto, o temido "branco" é um companheiro indesejável, porém, frequente. "A pessoa entra em transe, não é apenas esquecer o que vai falar, é se desconectar da audiência 'ensimesmar-se', perder a conexão", explica Rogério Chequer, sócio da SOAP (State Of the Art Presentations), empresa de apresentações.

Entregar-se a estas reações é sinônimo de catástrofe na apresentação, de acordo com Chequer. "O apresentador, nestas condições, perde a história que deveria transmitir e a conexão com a audiência, que é o que dá a ele os sinais para reajustar o discurso, a voz, o ritmo da fala. Isso tudo só é possível fazer quando se está conectado à plateia", explica.

Eduardo Cury Adas, também sócio da SOAP, alerta: por mais que você tente disfarçar, o nervosismo fica evidente para o público. "Os sinais não verbais comunicam e acusam o que a comunicação verbal quer disfarçar, o que pode desengajar a audiência", diz.

"Para a audiência você não é o que é e, sim, o que aparenta ser", explica Chequer. Mas como superar o medo de falar em público e fugir do fracasso anunciado? De acordo com os dois especialistas, três atitudes são essenciais. Confira quais:

1ª - Encare a apresentação/discurso como uma oportunidade

"Quando a pessoa se força a conscientemente encarar a apresentação como uma oportunidade, há a quebra deste modelo de pensamento em que falar em público é uma ameaça", diz Adas.

No livro, "A Arte de Falar em Público", o professor Stephan Lucas diz também que a melhor forma de vencer o nervosismo negativo é estimular pensamentos e imagens mentais positivas. "Para cada pensamento negativo, é preciso criar cinco positivos", escreve Lucas.

Ao sintonizar a atenção ao eventual sucesso resultante daquela oportunidade, o corpo recebe a situação de outra forma. "A postura é outra e desperta outros tipos de reação", afirma Adas.

Motivação, euforia, animação e contentamento são alguns dos sentimentos estimulados por esta mudança de atitude e resultam em mais foco na mensagem da apresentação.

2ª - Treine, treine e treine mais um pouco

Quem sabe tudo a respeito do conteúdo da apresentação não teme. Por isso, dominar o conteúdo, conhecer todo o roteiro e as informações de cada slide são ações fundamentais para se sair bem na hora H.

As sensações do apresentador que faz o dever de casa são a de dever cumprido e de controle total. "Aqui na SOAP nós fazemos simulações da situação real para que o apresentador treine todos os aspectos", diz Chequer.

Mas lembre-se, o primeiro passo de uma apresentação é ter um bom conteúdo a transmitir. "Não adianta estar bem treinado se não tem história. Ela precisa ter começo, meio e fim e servir a um objetivo bem claro. Quando a pessoa sabe que tem em mãos um bom material, já fica mais confiante também", afirma Adas.

3ª - Respire devagar

O medo altera o ritmo respiratório, e é importante reverter este quadro para não sofrer consequências nefastas da falta de ar. "A respiração fica mais rasa e o cérebro, menos oxigenado, tem lapsos e entra e transe", diz Chequer.

Minutos antes da apresentação, o ideal é respirar fundo e devagar. Mais oxigenado o cérebro tem mais poder de concentração. Durante a exposição, a respiração deve continuar no ritmo tranquilo.

Pequenas pausas no discurso são indicadas pelos especialistas. De um a dois segundos de parada fazem muita diferença. "Assim evita-se o uso de palavras vazias, como o 'né', 'bom', 'então', diminui o ritmo para quem tem o hábito da falar rápido, transmite segurança e coragem", diz Chequer.

Fonte: www.exame.abril.com.br

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